Prioritäten setzen einfach gemacht

Der Wunsch, Prioritäten setzen zu können

„Ich könnte ja alles stehen und liegen lassen und andere Prioritäten setzen. Doch genau das kann ich nicht. Vielleicht ein neues Thema für die GlücksSchmiedin?“

Ja klar, da bin ich doch sofort dabei. Herzlichen Dank für die Anregung an die Verfasserin dieser Zeilen, die mich vor einigen Wochen erreichten! 🙂

Hätte dieser Satz auch von Dir sein können?

Damit auch Dir in Zukunft das Prioritäten setzen besser von der Hand geht, stelle ich Dir zwei Tools vor, die sich wunderbar ergänzen und Dir ermöglichen,

  1. Prioritäten setzen zu können und
  2. Deinen Perfektionsanspruch zu zügeln.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix – benannt nach dem 34. US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower –  eignet sich hervorragend, um seine Aufgaben zu gliedern und zu entscheiden, welchen man sich wann oder überhaupt widmen möchte.

Sie besteht aus zwei Kriterien, nach denen Du Deine Aufgaben unterteilst:

  • Sind sie wichtig oder unwichtig?
  • Sind sie dringlich oder nicht dringlich?

Dingliche und wichtige Aufgaben unterscheiden

Wichtige Aufgaben bringen Dich einem Ziel näher, verbessern Deine Beziehungen oder Abläufe im Betrieb. Sie bringen Dir dauerhafte Vorteile oder zumindest keine oder weniger Nachteile.

Dringliche Aufgaben bringen Dir dagegen einen Nutzen und/oder bewahren Dich vor Schaden. Als bestes Beispiel sei hier die Steuer genannt.

Wichtige Aufgaben sind also nicht zwangsläufig auch dringlich!

Für mich persönlich was diese Erkenntnis verblüffend, als ich das Eisenhower-Prinzip kennenlernte. Wie selbstverständlich war ich bis dahin davon ausgegangen, dass es sich bei diesen Begriffen um ein und dieselbe Sache handelt.

Aufbauend auf diesen beiden Kriterien ergibt sich eine Matrix mit vier Quadranten:Prioritäten einfach setzen lernen mit Jana Ritzen . Die GlücksSchmiedin

Hier kannst Du Dir die Grafik als pdf runterladen.

Quadrant der Notwendigkeit:

Die hier anfallenden Aufgaben sind einerseits

  • dringlich, d.h. sie wollen JETZT erledigt werden, ansonsten hast Du Konsequenzen zu befürchten (Bsp.: Krisensituation muss aufgefangen werden, Abgabetermin verpasst, ein ungelöstes Problem verselbständigt sich…).
  • Gleichzeitig gehören diese Aufgaben zum Teil auch zu den wichtigen, weil Du hier auch produktiv bist und Dinge steuern kannst.
    Die Aufgaben dieses Quadranten erledigst Du am besten nicht nur sofort, sondern auch selbst!

Quadrant der Qualität

Hier befinden sich die wichtigen aber nicht dringlichen Aufgaben.

Dieser Quadrant beinhaltet Deine längerfristigen bis langfristigen Ziele. Hier planst Du und beugst vor, legst die Weichen für Dein berufliches und persönliches Glück.

Je mehr Du Dich auf diesen Quadranten konzentrierst, umso kleiner wird die Aufgabenliste in Quadrant 1.

Da es sich hier um Deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung handelt, kümmerst Du Dich um diese Aufgaben natürlich auch selbst! Plane Dir Zeiten ein, in denen Du Dich diesen Aufgaben widmest.

Quadrant der Täuschung

Dieser Quadrant versucht sich den Anstrich von Quadrant 1 zu geben, indem seine Aufgaben uns das Gefühl vermitteln, dringlich und wichtig zu sein.

Tatsächlich sind sie für Dich persönlich überhaupt nicht wichtig. Höchstens drängend.

Wenn möglich, gibst Du diese Aufgaben in vertrauensvolle Hände. Bei der Arbeit delegierst Du solche Aufgaben.

Quadrant der Verschwendung

Der Name sagt eigentlich alles. Dieser Quadrant zieht Dir nur Energie ab, ohne Dir Qualität in Dein Leben zu bringen. Ganz im Gegenteil! Denke an stundenlanges Surfen im Netz oder zielloses Zappen beim Fernsehen.

Für eine bessere Lebensqualität schau, dass Du Dich ganz schnell aus diesem Quadranten verpieselst, sobald Du bemerkst, dass Du Dich in ihm befindest.

Nicht leicht ≠ unmöglich

Übe Dich darin, den Quadranten der Qualität zu Deinem Hauptwohnsitz zu machen.

Das ist nicht immer ganz leicht, jedoch nicht unmöglich. Dieser Quadrant wird sich nicht von heute auf morgen zu Deinem Zuhause entwickeln. Er möchte langsam und achtsam bezogen werden. 😉

Das Pareto-Prinzip

Beim zweiten Tool handelt es sich um das Pareto-Prinzip. Benannt nach dem italienischen Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto.

Man nennt es auch die 80-zu-20-Regel und diese besagt, dass Du 80% Deiner Ergebnisse mit 20% Energieaufwand erreichst.

Um die verbleibenden 20% bis zur Perfektion zu erreichen, müsstest Du die restlichen 80% an Energie investieren.

Überlege genau ob es die Sache wert ist, diese 80% an Energie zu investieren.

Prioritäten setzen hilft, Energien sinnvoll einzusetzen

Zusammengefasst:

  • Die Eisenhower-Matrix verschafft Dir einen Überblick, wann Du welche Aufgabe angehen möchtest oder solltest.
  • Das Pareto-Prinzip hilft Dir zu entscheiden, mit welchem Energieaufwand Du Dich den einzelnen Aufgaben zuwenden möchtest.

Diese beiden Werkzeuge vor Augen helfen Dir nicht nur, Deine Aufgaben zu gliedern. Sie zeigen Dir auch, dass es völlig in Ordnung ist, sich bewusst dafür zu entscheiden, seine volle Energie nur auf wenige wirklich wichtige Dinge zu lenken und beim Rest auch mal Fünf grade sein zu lassen.

Ich wünsche Dir viel Erfolg bei der Anwendung und Umsetzung dieser Prinzipien.

Falls Du Dir Unterstützung dabei wünschst, schreibe mir gerne eine Nachricht und vereinbare mit mir einen Termin für ein Erstgespräch! Ich freue mich, Dir helfen zu können. 🙂

Sei herzlich gegrüßt,
Jana

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Photo by rawpixel on Unsplash

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